会议制度

长沙湘灵

会 议 制 度

一、每月召开2次执委例会，重要会议和有必要的临时会议由执委会会长召集，按照具体情况另行通知；

例会时间定为每月第2周的周三晚上7:30，和每月第4周的周三晚上7:30。

例会地点按实际情况具体通知。

二、例会设立会议重要主持人、会议常规主持人、会议值班人员和会议记录员；

会议重要主持人应围绕会议主题而设立，由执委会成员会前选举决定。

会议常规主持人由办公室人员担任，负责会议常规流程，维持会议秩序和纪律。

会议值班人员由执委会成员自觉轮流担任，负责会前准备、会议中的茶水供应、会议后的会场整理。为保证会议记录的完整，轮到会议记录人员值班时可请他人代替值班或共同值班。

会议记录员由办公室人员担任，负责对会议进行记录，负责两天内对会议记录进行整理成文件后发论坛内部文件版块。

三、与会人员采取点名签到形式；

由会议常规主持人按照通知的与会人员名单进行点名签到，对请假者、迟到者和缺席者进行记录，会议结束后将名单公布在会议记录上互相提醒和互相监督，并给与适当的惩罚；

四、会议决议采取举手表决方式：

    由与会人员对会议议题举手表决达成会议决议，表决一次生效，举手人数超过与会人员半数时表决有效，举手人数未超过与会人员半数时表决无效，无效的举手表决形同放弃，持同意意见和反对意见的有效举手表决按少数服从多数的原则达成决议。

五、会议常规流程包括：

办公室人员以短信和网络的方式，提前两天通知、提醒与会人员开会的时间和地址，及需要携带的资料准备；

点名签到，对请假者、迟到者和缺席者进行记录；

宣布会议开始，有请会议重要主持人发言；

提醒发言人时间限制，有请下一位发言人继续；

宣布会议讨论开始，提醒会议讨论结束，有请会议重要主持人总结；

宣布会议结束，有请会议值班人员整理会场。

六、会议秩序和纪律：

会议期间请将手机调整到无声或震动，保持会场安静；

除会议值班人员因为茶水供应走动外，其他人尽量不要离开座位；

所有发言者必须先举手后发言，请说普通话；

每个人发言时间限制为5分钟，如需必要，经主持人同意，发言可延长3分钟，请在会前预备好发言提纲，力求发言围绕主题、重点明确、简短明了；

发言期间其他人保持安静，做好简单记录；

每个人请简单记录下所有与会人员的议题，以备会议讨论；

会议讨论时间限制为20分钟，对议题进行集体有序地讨论，请不要私下互相讨论；

整个会议时间限制为2个半小时。

会议结束后，值班人员对会场进行整理，包括卫生、谢谢会场提供方、锁门。